税務調査事前準備 パソコン編

＝備えあれば憂いなし！＝
『パソコンの閲覧は強制ではありません』ですが、もしもの場合に備えて準備をしておきましょう。

（1）事前に、あらぬ嫌疑をかけられる様なものは整理しておきましょう。
パソコンのデータは必ず名前をつけて保存をするシステムになっています。

パッと⾒て、あからさまに「これは怪しい…」と思われるような名前は避ける、もしくは他の場所に移動させるなどしておきましょう。
（2）『ゴミ箱』の中⾝は整理しておきましょう。
意外と盲点なのが、『ゴミ箱』です。Windows やMacintosh といったパソコンの⼤半は、⼀度データを削除しただけでは完全に消えないシステムになっています。これは、誤操作によるファイル消失を防ぐ為の仕組みです。

完全に削除するためには、ゴミ箱の上にカーソルを置いて右クリックをし『ゴミ箱を空にする』という作業を⾏う必要があります。
※厳密に⾔いますと、実はこれだけでは“ 完全に” 削除されていません。しかし、対税務調査対策ならばこれで全然問題ないでしょう。
税務調査前に、「これはやばい…」というファイルを削除した場合、その全てはまず『ゴミ箱』にプールされます。そして、そのまま忘れてしまった場合、『ゴミ箱』内にやばいファイルが⼀堂に会しているという当初の⽬的とは真逆の状況に…。これはやばいですよね。
『ゴミ箱』が空になっているかどうかは、デスクトップにあるアイコンで確認することが出来ます。
⽬視して空っぽになっていない場合は、空にしておくことをオススメします。
（3）『最近使ったファイル』も整理しておきましょう。
パソコンには、つい最近みたデータがすぐにわかるように『最近使ったファイル』という機能があります。何度も同じデータを開いたりする時にはとても便利な機能なのですが、調査の場合には少し迷惑な機能となってしまいます。
なぜならば、税務調査直前に会社の⼈間がみていたデータが⼀⽬瞭然となるからです！さらに、この履歴は10 秒もあれば⼗分にざっと⽬視することが出来ます。「データを削除する前に、⼀度データを覗いてから…」と思い、確認しながら作業を⾏った場合、その覗いた履歴がバッチリみられてしまいます。

もし、都合の悪い履歴を⾒られたとしても直接的な問題はありませんが、調査官に悪い⼼証を与え『あぁ、ここはそういうことを考えている会社なのか…。ならばよりきっちり⾒ないといけないな。』などと思われてしまうと少し⾯倒なことになるかもしれません。
⾒られて問題のないデータばかりならば⼤丈夫かと思いますが、個⼈情報流出阻⽌という観点からも、「事前に履歴を削除しておく」「別のファイルを意図的に開いて履歴を⼊れ替えておく」等の対策をしておいた⽅が良いかもしれません。
また、インターネットも閲覧履歴が残るものの⼀つです。他社のパソコンから無断でブラウザ（インターネット閲覧ソフト）を開くのは結構な度胸がいりますので、あまり問題ないかと思いますが、『お気に⼊り』等ならばその気になれば覗くことは出来ます。

もし気になるようなことがありましたら、削除やデータの移動等を⾏っておいてもいいのかもしれません。

さらに、ワードやエクセルのファイルはプロパティから作成⽇時や更新⽇時などがわかってしまいます。調査前にあわてて過去の⽇付の念書や契約書、議事録などを作成した場合、ファイルを残していると、そのような実態も発覚してしまいます。

どこかの政党の幹事⻑が、「⼟地の実質所有者に関する念書」を、記者会⾒前に過去の⽇付で作成した事がファイルの⽇付から明らかになったというような格好の悪いことが最近ニュースになっていましたね。気をつけましょう。
（4）会計ソフトのデータにも注意が必要です。
最近の会計ソフトなども取り扱いに注意が必要です。振替伝票の番号などは⾃⾝で⼊⼒しない場合は⾃動付与されるので、期末付近での⼊⼒分は⼤きな番号になってきます。

期⾸に近い取引の仕訳に⼤きな番号が付与されていてはおかしいですよね。決算間際に⼊⼒したと思われてしまいます。

また、データを⽇付順でなく⼊⼒順に置き換えるようなこともできるので、それをすると決算でいろいろ決算調整したような内容が⼀⽬瞭然になりますね。

この対処法として、⽉末にダミーで諸⼝勘定で数値ゼロの伝票などを少し⼊⼒しておいて、決算時にはこの伝票を使って⼊⼒する。余った伝票は削除してしまうなんてことが考えられないではありませんね。

会計データをソフト上に保存しておく義務はないので、仕訳番号が印刷されない⽅法で振替伝票と総勘定元帳を印刷してしまい、データは削除してしまっても問題ないですね。なんとなく疑いの⽬で⾒られるかもしれませんが、データを⾒てあれこれ⾔われるよりはいいかもしれません。

決して仮装隠蔽を勧めるものではありません。つまらないことであらぬ疑いをもたれるのは避けたいということと、データ取扱上の事実を事実としてお伝えいたしました。